Polityka prywatności

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Pentagon Strategy Sp. z o.o., ul. Świętej Teresy od Dzieciątka Jezus 5/9, 91-348 Łódź, NIP 726-265-79-34, REGON 362758699, KRS 0000581241 (dalej: „Pentagon Strategy”, „my”). Spółka jest wystawcą i właścicielem marek GoldenCar, ProfessionalCar, HubCar i TripPack; „Golden Car” to nazwa marketingowa (brand) używana na tej stronie.

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@goldencar.pl lub telefon +48 664 10 20 25. Inspektora ochrony danych nie wyznaczyliśmy; w każdej sprawie dotyczącej danych pisz pod powyższy adres.

2. Jakie dane i po co przetwarzamy

Przetwarzamy tylko dane potrzebne do celu, w którym je podajesz.

• Zapytanie o wynajem, rezerwacja wstępna, zapytanie dla firm, o transport, współpracę, franczyzę, ambasadora: imię i nazwisko (lub nazwa firmy), telefon, e-mail, treść zapytania, termin, wybrane auto, miejsce odbioru, planowany wyjazd, a dla firm także NIP. Cel: odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoją prośbę. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy) oraz lit. f (nasz prawnie uzasadniony interes: obsługa zapytań i kontakt handlowy).
• Formularz „Napisz do nas”, kontakt telefoniczny, e-mail, WhatsApp, czat z doradcą: dane kontaktowe i treść wiadomości. Cel: odpowiedź i obsługa Twojej sprawy. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy sprawa dotyczy umowy, lit. b.
• Zawarcie i wykonanie umowy najmu (po przejściu zapytania w wynajem): dane potrzebne do umowy, rozliczenia, kaucji i dokumentów samochodu, w zakresie opisanym w umowie i regulaminie. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO (obowiązki prawne, np. księgowe i podatkowe).
• Dochodzenie roszczeń i obrona przed nimi, przeciwdziałanie nadużyciom i oszustwom, zapewnienie bezpieczeństwa strony: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Dane techniczne (adres IP, rodzaj przeglądarki, czas wejścia) przetwarzane automatycznie w dziennikach serwera dla bezpieczeństwa i poprawnego działania strony: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie zapisujemy adresu IP w treści zapytań.
• Marketing własny usług (np. odpowiedź na Twoją prośbę o ofertę lub kontakt cykliczny): tylko jeśli wyrazisz zgodę albo skontaktujemy się w związku z Twoim zapytaniem. Zgodę możesz cofnąć w każdej chwili.

3. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez danych kontaktowych (telefon lub e-mail) nie możemy odpowiedzieć na zapytanie. Imię w formularzu „Napisz do nas” jest opcjonalne. Zgoda zaznaczana przy formularzu dotyczy kontaktu w sprawie Twojego zapytania, nie jest zgodą marketingową.

4. Komu przekazujemy dane

Dane powierzamy lub udostępniamy wyłącznie podmiotom, które są nam potrzebne do działania, na podstawie umów powierzenia lub innych gwarancji ochrony:

• dostawca hostingu i infrastruktury strony: Vercel Inc. (USA, serwery w UE),
• dostawca poczty i serwerów pocztowych: dhosting (Polska),
• dostawca czatu z doradcą: tawk.to (czat ładuje się dopiero po kliknięciu „Czat z doradcą”),
• dostawca asystenta AI na stronie: Anthropic (USA); do asystenta wysyłamy treść rozmowy, bez prośby o dane wrażliwe,
• system wewnętrzny Golden One, w którym obsługujemy zapytania, rezerwacje i rozliczenia (należy do nas),
• podmioty współpracujące przy obsłudze najmu: księgowość, doradcy prawni, ubezpieczyciele, serwis i pomoc drogowa, a w przypadku wynajmu w sieci również partner lub franczyzobiorca wynajmujący auto z danego punktu, w niezbędnym zakresie,
• organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy (Vercel, Anthropic, tawk.to) mogą przetwarzać dane w USA. Dla takich przekazań stosujemy mechanizmy przewidziane w RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne lub decyzję Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (Data Privacy Framework), jeśli dotyczy dostawcy. Kopię zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc do nas.

6. Jak długo przechowujemy dane

• zapytania bez dalszej współpracy: do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu,
• dane z umowy najmu i rozliczeń: do końca okresu przedawnienia roszczeń, a dokumenty księgowe i podatkowe przez czas wymagany prawem (zwykle 5 lat od końca roku podatkowego),
• rozmowy z czatem i asystentem: do 12 miesięcy, chyba że dotyczą sprawy, którą nadal prowadzimy,
• dane oparte na zgodzie: do jej cofnięcia,
• dzienniki serwera: zwykle do 30 dni.

7. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem.

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@goldencar.pl. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

8. Zautomatyzowane decyzje i asystent AI

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wyłącznie w sposób zautomatyzowany, które wywoływałyby skutki prawne. Asystent AI na stronie odpowiada na pytania i może przygotować zapytanie, ale nie potwierdza rezerwacji ani nie zawiera umowy; ofertę i dostępność potwierdza zawsze nasz doradca. Nie podawaj w rozmowie z asystentem numerów dokumentów, kart płatniczych ani haseł.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Zasady cookies i pamięci przeglądarki opisujemy osobno w zakładce „Cookies”.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy szyfrowane połączenie (HTTPS), ograniczamy dostęp do danych do osób, które ich potrzebują, i oddzielamy dane od kodu strony. Hasła i klucze dostępowe nie są przechowywane w kodzie strony.

11. Zmiany polityki

Gdy zmienią się zasady przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę i zmienimy datę na górze.